OÜ Runikon Retail ametikohtadele kandideerimise privaatsuspoliitika

OÜ Runikon Retail austab teie privaatsust ja kaitseb seda vastavalt sellele privaatsuspoliitikale, kust leiate infot oma isikuandmete töötlemise kohta. Me soovime tegutseda arusaadavalt ja pakkuda selget teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid töötleme, samuti teavet isikuandmete töötlemise eesmärgi, säilitamise tähtaja ja töötlemise õigusliku aluse kohta ning muud teavet, mida oleme kohustatud andma vastavalt kehtivatele õigusaktidele.

1. Milliseid isikuandmeid me töötleme ja miks?

Seoses teie kandideerimise ja värbamisega kogume, kasutame ja säilitame neid andmeid:

Isikuandmete kategooriad

Töötlemise õiguslik alus

• Nimi
• Perekonnanimi
• Asukoht (valikuline)
• Kontaktandmed (e-posti aadress või telefoninumber)
• Aadress
• Eelnevad ametikohad (töökogemus)
• Hariduskäik (sh koolitused, tunnistused)
• Keeled
• Palgaootus
• Muud oskused, mis on olulised ametikohal, millele kandideerite
• Töövestluse kohta tehtud märkmed (mis võivad sisaldada meie hinnangut teie kui kandidaadi kohta)
• Testide ja/või praktiliste ülesannete tulemused
• Avalduse lisad (valikuline)
• Sotsiaalmeediakontode veebiaadressid (valikuline)
• Fotod (valikuline)
• CV (võib sisaldada fotosid ja videoid) (valikuline)
• Kandideerimisprotsessi andmed (nt avalduste arv, vestluse kuupäev, märkmed, teated)
• Kontaktandmed (nt e-posti aadress, e-kirja sisu)
• Eelistatud töökoht ja/või tööaeg

Teie nõusolek – kui kandideerite meie ettevõte mõnele ametikohale, annate nõusoleku, et me töötleme oma värbamisprogrammi loodud profiilis, teie elulookirjelduses (CV) ja kandideerimisavalduses leiduvaid isikuandmeid. Või teie nõusolek selleks, et teie andmed lisatakse tulevaste tööpakkumiste tarbeks meie kandidaatide andmebaasi.

Meie õiguslik huvi valida IKEA vabadele ametikohtadele parimad ja pädevad kandidaadid, et tagada ettevõtte järjepidevus või kaitsta oma seaduslikke õigusi (näiteks kui te esitate kaebuse, et teid on meie ettevõttes teatud ametikohale kandideerides diskrimineeritud, on isikuandmete töötlemise aluseks meie õigustatud huvi kaitsta oma õigusi).

Juriidiliste nõuete või juhiste järgimine.

2. Kuidas me teie kohta isikuandmeid kogume?

Kogeme kandidaatide isikuandmeid järgmistest allikatest:

• Kandidaat ehk teie ise. Siia kuuluvad andmed, mida te jagate oma kandideerimisavalduses või värbamisprotsessi käigus, näiteks kui kandideerite teatud ametikohale läbi meie kasutatud TeamTailori värbamisplatvormi (edaspidi: „platvorm“) või olete andnud nõusoleku, et teie andmed lisatakse meie andmebaasi või kontaktide hulka.
• Värbamisagentuur (kui kandideerisite selle kaudu).
• Saime teie isikuandmed teid soovitanud IKEA töötajalt. Sel juhul teavitame teid kohe ja küsime andmete värbamisprotsessis kasutamiseks teie luba.
• Avalikud andmed, mis pärinevad kelleltki kolmandalt, näiteks LinkedIn või teised ettevõtluse või tööhõivega seotud teenused, mis kasutavad veebilehti, kuhu olete lisanud andmeid enda kohta. Samuti andmed teie kirjutatud või teie abiga välja antud publikatsioonidest, mis on avalikud või millele viitava lingi olete lisanud LinkedIni või sarnasesse keskkonda.

Töötleme teie isikuandmeid selleks, et viia läbi värbamisprotsess, mis sisaldab muuhulgas teie avalduse läbivaatust, kandidaadiprofiili loomist ja teiega sobival viisil suhtlemist (nt kutsume teid vestlusele). Töötleme teie isikuandmeid ka teie kandideerimisavalduse hindamiseks, mis hõlmab teie sobivuse hindamist antud ametikohale, teie hariduse, kogemuse ja keeleoskuse vastavust sellele ametikohale esitatavatele nõuetele ning palgataseme vastavust teie ootustele. Värbamisprotsessi (vestluste) käigus võime teha märkmeid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Töötleme neid andmeid selleks, et hinnata teie sobivust ametikohale. Kandideerimise käigus võime teil paluda täita teste ja/või praktilisi ülesandeid. Testide ja/või praktiliste ülesannete tulemusi töödeldakse selleks, et hinnata teie sobivust soovitud töökohale. Teie avalduse hindamisel töötleme teie esitatud isikuandmeid. See puudutab CV-d ja kaaskirja, kuid võib puudutada ka (kui olete soovinud neid esitada) teie fotosid ja/või videoid. Töötleme neid fotosid ja/või videoid ainult siis, kui olete andnud selleks nõusoleku. Samuti kasutame teie e-posti aadressi, et saata teile infot teie kandideerimise kohta (nt teavitus teie avalduse kättesaamise kohta, kutse vestlusele, avalduse tagasilükkamine jne).

Platvormile saab laadida manuseid, mida värbamismeeskond hindab. Laadimine on vabatahtlik ja manuseid töödeldakse eesmärgil saada teist ülevaade ja hinnata teie sobivust soovitud ametikohale.

Platvormil saate oma avalduse ühendada oma sotsiaalmeediakontodega (näiteks LinkedIn, Facebook ja Twitter). Kui otsustate lisada lingi oma sotsiaalmeediakontole, töötleme selliseid isikuandmeid teie nõusoleku alusel ja vaatame teie sotsiaalmeediakontodel oleva teabe üle ainult siis, kui see on töö jaoks vajalik, näiteks selleks, et hinnata kindla ülesande konkreetseid riske ja ainult niivõrd, kuivõrd nende andmete kogumine on vajalik ja asjakohane töökoha puhul, millele kandideerite.

Pange tähele, et me kasutame teie kandideerimisandmeid ainult siis, kui värbame inimesi vabale ametikohale, millele olete kandideerinud. Kui meil on kavatsus töödelda teie isikuandmeid muudel eesmärkidel kui sellel, milleks andmeid algselt koguti, teavitame teid sellest enne töötlemise alustamist ja palume vajadusel teie nõusolekut. Näiteks kui töötleme teie isikuandmeid seoses konkreetsele ametikohale värbamisega, võime tulevikus küsida nõusolekut teie isikuandmete töötlemiseks seoses mõne muu ametikohaga juhuks, kui leiame, et võiksite olla sobiv kandidaat mõnda teise rolli meie ettevõttes. Kui olete sellega nõus, töötleme teie andmeid tulevaste värbamiste jaoks ja lisame teid oma talendipanka.

Võime teie kontaktandmeid koguda ka teid soovitanud IKEA töötajalt, värbamisettevõttelt, tööportaalidest (näiteks portaalist CV Online), tööbüroost, haridusasutusest või haridust edendavalt organisatsioonilt. Sellisel juhul teavitame teid kohe ja küsime värbamisprotsessis teie isikuandmete kasutamiseks teie luba. Kui me teilt 30 päeva jooksul luba ei saa, kustuvad teie kontaktandmed automaatselt.

Avalduse esitamine on vabatahtlik ja te saate ise valida, milliseid isikuandmeid soovite edastada ja millises mahus. Mõnel juhul, sõltuvalt teie soovitud ametikohast, võime küsida lisateavet, näiteks seda, kas teil on juhiluba või kas nõustute töötama vahetustega. Te vastutate selle eest, et kogu esitatud info on tõene. Kandideerimisavalduse hindamisel töötleme profiilis, CV-s ja avalduses esitatud isikuandmeid. Kui esitate teavet, mis pole värbamisprotsessi jaoks vajalik, ei võta me seda arvesse.

Palun arvestage, et kui otsustate oma isikuandmeid mitte edastada, ei saa te värbamisprotsessis osaleda.

3. Kui kaua me teie isikuandmeid säilitame?

Teie isikuandmeid säilitatakse paberkandjal ja digitaalselt. Andmete säilitusaeg ei ole pikem kui 3 kuud pärast vaba ametikoha täitmist, millele kandideerisite. Kui annate nõusoleku osalemiseks tulevastes värbamisprotsessides mõnele teisele vabale töökohale, säilitame teie isikuandmeid mitte kauem kui 1 (ühe) aasta jooksul alates nõusoleku saamise hetkest. Kui saame teie kohta teavet muul moel kui teie esitatud avaldusest (näiteks inimeselt, kes teid soovitas) ja te ei anna 30 päeva jooksul nõusolekut, kustutatakse teie isikuandmed pärast selle aja möödumist.

4. Kellele me teie isikuandmed avaldame?

Võime teie isikuandmed avaldada oma andmetöötlejatele, näiteks IT-hooldusteenuse pakkujatele jne.

Kasutame TeamTailori värbamisplatvormi, mille omanik on TeamTailor AB. Värbamisprotsessi lihtsustamiseks võivad TeamTailor AB ja selle alltöövõtjad teenuse osutamise ajal kandidaadi isikuandmetele ligi pääseda. Teamtailor AB on meie vastutav andmetöötleja.

Võime edastada teie isikuandmed asjakohastele ametiasutustele, kellel on õigus nõuete täitmist kontrollida, kuid seda ainult nende nõudmisel ja/või vajadusel kaitsta ettevõtte õigustatud huve riigi- või kohtuasutuste ees.

5. Isikuandmete kaitse

Kasutame teie isikuandmete kaitsmiseks mitmesuguseid organisatsioonilisi turvameetmeid. Teie isikuandmeid hoitakse turvaliselt ja neile ligi pääsevate isikute arv on piiratud.

6. Teie õigused

Teie õigused on:

a) õigus saada meilt kinnitus selle kohta, kas me töötleme teie isikuandmeid või mitte, ning kui me seda teeme, pääseda neile andmetele ligi;

b) õigus nõuda ebatäpsete isikuandmete parandamist;

c) teatud juhtudel on teil õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist. See ei kehti, kui töötlemine on vajalik sõna- ja teabevabaduse õiguse kasutamiseks, seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks või seadusest tulenevate nõuete koostamiseks, täitmiseks või kaitsmiseks;

d) õigus teatud olukorras oma isikuandmeid saada või edastada (tuntud kui andmete ülekandmisõigus);

e) mõnel juhul on teil õigus oma isikuandmete töötlemist piirata;

f) õigus isikuandmete töötlemisele vastuväiteid esitada. See kehtib juhul, kui andmetöötlus põhineb meie või kolmanda osalise õigustatud huvidel;

g) õigus oma nõusolek andmete töötlemiseks igal ajal tagasi võtta.

Nende õiguste kasutamiseks esitage kirjalik avaldus kas meile või meie andmekaitseametnikule (kontaktandmed allpool).

Kui arvate, et see, kuidas me teie isikuandmeid töötleme ei vasta asjakohasele seadusandlusele, on teil õigus esitada kaebus Eesti andmekaitseinspektsioonile veebilehel https://www.aki.ee või aadressil Tatari 39, 10134 Tallinn, Eesti, samuti telefonil +372 627 4135 või e-posti aadressil info@aki.ee.

7. Küpsiste kasutamine TeamTailori platvormil

Kui kandideerite TeamTailori kaudu, võidakse kasutusinfo salvestada küpsiste kujul. Küpsised on passiivsed tekstifailid, mis salvestatakse teenuse kasutamise ajal kasutaja seadme (nt arvuti, mobiiltelefon või tahvelarvuti) veebibrauseris. Kasutame küpsiseid, et täiustada kasutaja jaoks platvormi kasutamise kogemust ning koguda selle kohta andmeid, näiteks platvormi kasutamise statistikat. Seda tehakse platvormi kaitsmiseks, haldamiseks ja täiustamiseks. Küpsiste kaudu kogutavad andmed võivad mõnel juhul olla isikuandmed ja sellisel juhul reguleerib neid meie küpsiste poliitika.

Kasutajad saavad küpsiste kasutamise igal ajal keelata, muutes oma seadme sätteid. Küpsiste keelamine võib mõjutada platvormi kasutamise kogemust, näiteks ei pruugi mõni funktsioon sel juhul töötada.

8. Muudatused meie andmekaitsetingimustes

Me vaatame oma andmekaitsetingimusi pidevalt üle. Need andmekaitsetingimused koostati 2022. aasta 10. veebruaril.

9. Kontaktandmed

Kui teil on oma isikuandmete töötlemise kohta küsimusi, soovite esitada päringu või anda meile tagasisidet, palun võtke ühendust:

OÜ Runikon Retail, registrikood 14611049, juriidiline aadress: Peterburi tee 66, 11415 Tallinn, Eesti; telefoninumber: +372 330 4000, e-posti aadress: info@IKEA.ee

Andmekaitseametnik: dpo@IKEA.ee

Samuti võite võtta ühendust meie andmekaitseametnikuga, saates kirja eespool nimetatud aadressil ja adresseerides selle andmekaitseametnikule.

 

OÜ "Runikon Retail" candidate privacy policy

We, OÜ "Runikon Retail", respect your privacy and are committed to protecting it by complying with this Privacy Policy ("Privacy Policy"). In this Privacy Policy you will find information about the processing of your personal data. We are committed to being transparent by providing clear information about what personal data we process about you, the purposes of the processing, the retention period of the personal data, as well as the legal basis for the processing and any other information that we are required to provide under applicable law.

1. What personal data do we process and why?

In connection with your application and the recruitment process, we will collect, use and store the following persona data:

Categories of personal data

Legal basis for the processing

• Name
• Surname
• Location (optional)
• Contact details (e-mail or phone number)
• Address
• Employment history (experience)
• Education history (including training courses, certificates)
• Languages
• Salary expectations
• Other skills relevant for the position you are applying for
• Notes from the interview process (such notes may include our assessment of you as a candidate)
• Results of tests and/or practical tasks
• Attachments to the application (optional)
• URL link to social media accounts (optional)
• Photos (optional)
• Résumé (the résumé may include photos and videos) (optional)
• Application process data (e.g. number of applications, interview date, notes, notifications)
• Communication data (e.g. Email address, email content)
• Preferred work and/or working hours

Your consent – by applying for a job in our company you agree that we process your personal data included in your profile in our recruitment tool, curriculum vitae (CV) and application letter Or your consent to be in our candidates’ database for the future job offers.

Our Legitimate interests to select the best and proper candidates for IKEA open positions to ensure the continuity of business or in order to protect our legal rights, e.g. if you initiate a discrimination process in relation to the recruitment process for a specific position in our company, such processing of personal data is based on legitimate interest to protect our rights.

Comply with legal or regulatory requirements.

2. How do we collect information about you?

We may collect personal information about candidates from the following sources:

• You, the candidate. When you provide information as part of your application or during the recruitment process, e.g. when you apply for a specific position through the TeamTailor's candidate selection platform (hereinafter – Platform) that we are using; or you have given the consent to be in our database or connection;
• The recruitment agency (if applicable for your application).
• Candidate’s data is submitted by existing IKEA employee as a referee. In that case we are informing you immediately and asking for permission to use your personal information in the respect of the selection process;
• The data from third parties from a publicly accessible source: e.g., LinkedIn, or other business or employment-oriented services that operate via websites where you have added information about yourself; publications which you have written/contributed to, and which are publicly available or you have provided the link to LinkedIn URL profile or similar.

We process your personal data for the purposes of administrating the recruitment process that includes inter alia a follow-up on your application, create a candidate profile and for communicating with you in an appropriate manner (e.g. inviting you to an interview). We will also process your personal data in order to evaluate your application, which includes determining if you are eligible for a certain position, if your education, experience and language skills meet the requirements for this position, whether the salary level is in line with your expectations. During the recruitment process (interviews), we may take notes that may contain personal data. We process such data in order to evaluate your eligibility for the position. During the application process you may also be asked to perform tests and/or practical tasks. The results from the tests and/or practical tasks will be processed in order to evaluate you for the employment in question. When evaluating your application we will process the personal data provided by you. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of you. We also use your e-mail in order to send notifications about your application process (e.g. that we have got your application, invitation to interview, rejection etc.).

The Platform will provide the opportunity for you to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of you and to evaluate you for the employment in question.

Through the Platform you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data based on your consent and review the information in your social media accounts only if it is necessary for the job, for example in order to be able to assess specific risks for a specific function, and only to the extent that the collection of those data is necessary and relevant to the performance of the job which you are being applied for.

Please note that we will use your application data only when recruiting for the vacancy that you applied for. In case we have an intention of processing your personal data for other purposes than the one for that the data was originally collected, we will notify you of such processing before initiating it and request your consent if necessary. For example, if we process your personal data in connection with the recruitment for a specific position, we may ask for a consent to process your personal data in the future in connection with another position in case we find you a suitable candidate for another role within our company. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitment and you will become a part of our candidates’ database.

We may collect your contacts from an IKEA employee who referred you, a recruitment company, or career portals or databases such as CV Online, or an employment agency, or education provider or organisation that promotes education. In that case we are informing you immediately and asking for permission to use your personal information in the respect the selection process. If we not receive your permission in 30 days, we are automatically deleting your contacts information.

Submitting the application is voluntarily and you can choose what kind of personal data you want to provide and at what extent. In some cases, depending on the position you have applied for, we may ask you for additional information, e.g., about your driver’s license, if you agree to work on shifts etc. It is your responsibility to provide only valid and genuine personal information. When evaluating an application, we will process the personal data provided in profile, CV and application letter. If you submit information that is not required for the recruitment process, we will not take it into account.

Please be informed, that in case you choose not to provide your personal data, you cannot participate in the recruitment process.

3. How long do we keep your personal data?

Your personal data will be stored in paper and in digital format. The retention period of the data is no longer than 3 months after the vacancy that you have applied for is closed. In case you give your consent to participate in the future recruitment processes for a different vacancy, we will store your personal data for no longer than 1 (one) year starting from the moment, when we receive the consent. In cases when we are receiving information about you other than direct application, e.g. from a person who referred you, and you didn’t provide consent within 30 days, after this period your personal data will be deleted.

4. To whom personal data is disclosed?

We may disclose your personal data to our data processors, e.g. the service providers of IT maintenance services etc.

Because we use TeamTailor's candidate selection platform, owned by Teamtailor AB, to simplify the selection process, Teamtailor AB and its subcontractors may have access to candidates' personal data when providing their services. Teamtailor AB, act as our data processor.

We may transfer your personal data to the relevant public authorities entitled to check compliance only at their request and/or, if necessary, defend the legitimate interest of the company before the state or judicial authorities.

5. Protection of personal data

We use a variety of organisational security measures to protect your personal data. Your personal data are stored safely and are only accessible to a limited number of persons.

6. Your rights

Your rights are:

a) you have the right obtain from us confirmation as to whether or not we process your personal data and, where we do, access to the personal data;

b) you have the right to request that we correct any inaccurate personal data;

c) the right to erase - in some circumstances you have the right to the erasure of your personal data. This does not apply if where processing is necessary for exercising the right of freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation or for the establishment, exercise or defence of legal claims;

d) the right to receive yourself or transfer your personal data to in certain circumstances (known as the right to data portability);

e) in some circumstances you have the right to restrict the processing of your personal data;

f) the right to object - you have the right to object to our processing. This applies when data processing is based on legitimate interests pursued by us or by a third party;

g) the right to withdraw your consent to the processing at any time.

To carry out mentioned rights please provide written request to us or to Data protection officer with the contact information mentioned below.

You also have the right to make a complaint to the State data protection inspectorate (https://www.aki.ee) if you believe that the processing of personal data by us does not comply with applicable legislation.

7. Use of Cookies on TeamTailor platform

When you apply through TeamTailor platform, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the user’s usage of the platform and to gather information about, for example, statistics about the usage of the platform. This is done to secure, maintain and improve the platform. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.

Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the platform, for example disabling some functions.

8. Changes to our privacy policy

We keep our Privacy policy under regular review. This privacy policy was updated on 10th of February, 2022.

9. Contact information

If you have questions about the processing of your personal data, requests or if you would like to give us feed-back, please contact:

OÜ Runikon Retail, registration number 14611049, legal address: Peterburi tee 66, Tallinn, 11415, Estonia , phone number: +372 330 4000, email address: info@IKEA.ee

Data protection officer: dpo@IKEA.ee

You also can contact our Data protection officer by sending a letter to us at the above mentioned address and addressing it to the Data protection officer.